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Aprenda como fazer um controle de estoque eficiente
Se você ainda não investe em um bom sistema de controle de estoque, está perdendo a oportunidade de melhorar os resultados do seu negócio. Conte com a TagPlus para fazer uma gestão organizada e manter seu estoque sempre atualizado.
O que é controle de estoque?
O controle de estoque é o processo de gestão de mercadorias dentro de uma empresa, principalmente em comércios. Trata-se do gerenciamento de itens do momento em que eles estão disponíveis para venda até o seu destino final, seja a venda propriamente ou o descarte (que pode ser evitado).
Realizando uma boa gestão do estoque, o empreendedor consegue saber se a quantidade de itens disponível irá suprir a demanda ou se será necessário adquirir mais com o fornecedor, evitando contratempos e dores de cabeça.
É essencial que essa informação esteja em um local de fácil acesso, de preferência, em um sistema que ajuda na gestão do seu negócio, já que uma simples planilha de controle de estoque é manual e não integra tudo o que você precisa.
O principal objetivo do controle de estoque automatizado é aumentar a organização e visibilidade do seu negócio. A implementação de um sistema que auxilia nessa tarefa, te incentiva a ser mais confiante e a crescer de forma saudável.
Importância de um bom gerenciamento e controle de estoque
Se sua empresa não consegue controlar o estoque de forma eficaz, isso pode resultar em atrasos, cancelamentos ou excesso de produtos. Em todos os casos, o resultado é o mesmo: perda de recursos financeiros que podem prejudicar e muito o crescimento do seu negócio.
Por isso, o controle de estoque é considerado um dos fatores mais importantes para o sucesso das empresas. Afinal, como o comércio depende muito da sazonalidade, há épocas do ano em que a demanda pode ser maior ou menor.
Imagine ficar sem estoque durante uma data de vendas importante para sua empresa, como a Black Friday ou o Natal?
Com um bom sistema de gestão, você consegue ter mais previsibilidade do seu negócio, mantendo o giro de estoque sempre com um índice alto. Veja a seguir, mais algumas vantagens de apostar no controle de estoque!
Informações em tempo real
Um sistema de controle de estoque fornece dados precisos e em tempo real sobre quais produtos ainda estão disponíveis e quais estão faltando.
Facilidade no processo de aquisição
Com o controle do seu estoque em dia, você saberá identificar quando houver a necessidade de nova aquisição de produtos, tendo mais tempo para negociar com o seu fornecedor ou prospectar outros.
Melhoria na eficiência geral
O registro manual de itens é um processo demorado que pode acarretar muitos erros, atrapalhando toda a equipe. Com a utilização de um sistema, tudo é automatizado.
Sem gastos desnecessários
Ao entender o que está no seu estoque, o controle financeiro se torna muito mais assertivo.
Quais são os métodos de gestão de estoque?
Há diversos métodos para fazer a gestão e administração adequada do estoque. Confira alguns dos principais e veja qual se adequa melhor à realidade do seu negócio.
PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair)
É um dos métodos de gestão de estoque mais utilizados pelos negócios. É aplicado para aumentar a valorização dos itens, que podem sofrer constantes mudanças de preços.
É um método simples, mas de vital importância: os primeiros itens a entrar no estoque devem ser os primeiros a saírem. Utilizar os itens mais recentes para atender os pedidos deixa os mais antigos suscetíveis a danos, deterioração ou vencimento do prazo de validade.
Análise ABC
A Análise ABC ajuda a entender quais itens devem ser priorizados. Basicamente, ela segue três pilares: giro de capital, faturamento e lucratividade. COm isso, o estoque é dividido nos seguintes grupos:
- Grupo A: produtos de alto valor, mas com baixa frequência de vendas. Apesar de não serem os mais numerosos, esses itens necessitam de extremo cuidado, já que garantem lucros e faturamento altos.
- Grupo B: produtos de valor moderado e com frequência de vendas moderada. São os itens que tendem a ter uma maior quantidade, e por isso, o controle também deve ser bem feito.
- Grupo C: produtos de valor baixo, mas com alta frequência de vendas. Como são menos valiosos, o controle sobre eles é menos rigoroso. O recomendado é manter uma quantidade razoável para atender as demandas pontuais.
Custo médio
O custo médio, também chamado de média ponderada móvel, é um método que consiste na renovação de valores dos produtos em estoque. Assim que chegam novos itens, o sistema ajuda a precificar o novo produto. O cálculo é simples: valor antigo + valor do produto novo / quantidade total de itens. O resultado será o novo custo médio.
O método é recomendado para empresas que possuem itens que não sofrem grandes alterações de preço. Mas, ainda assim, é preciso levar outras condições em consideração, como avaliar se os produtos estão super ou sub avaliados.
Just In Time ("na hora certa")
O método Just In Time pode ser traduzido como “na hora certa”, e consiste em manter a menor quantidade possível de produtos no estoque, também em uma escala menor de tempo. É preciso ter um controle incisivo sobre esse método, já que existe o risco alto de faltar itens para suprir a demanda.
Para evitar que sua empresa perca oportunidades de negócio, é preciso ter fornecedores que conseguem entregar produtos com agilidade, garantindo o bom funcionamento do estoque.
Como fazer o controle de estoque?
Contando com o sistema de gestão, o controle de estoque passa a ter os processos mais bem definidos, tornando o trabalho bem mais fácil. Ainda assim, muitas empresas ignoram a necessidade de fazer uma boa gestão de estoque, veja algumas dicas do porquê não deixar essa função de lado.
1. Divida o estoque em categorias
Categorizar os itens ajuda a entender quais têm maior saída e precisam ser restabelecidos com frequência, e quais demoram a sair e têm menor demanda.
Uma boa maneira de fazer essa divisão é utilizando o método ABC explicado acima. Dessa forma, será mais fácil ter maior previsibilidade sobre o negócio e investir mais tempo e recursos em produtos mais lucrativos.
2. Faça o inventário dos produtos
Durante o processo de divisão, lembre-se de fazer o inventário separando os produtos por tipo, número do lote, prazo de validade e valor. Esse controle melhora o processo de acompanhamento e traz mais agilidade à execução da tarefa.
Essas informações devem ser registradas em uma planilha de controle de estoque ou de um sistema que contém a ficha de controle de estoque, tornando a sua empresa muito mais organizada e veloz.
3. Planeje as compras de acordo com a demanda
Uma das grandes vantagens de fazer o controle de estoque é ter uma previsão de demanda e fazer as compras de acordo com essa informação. Prevendo a quantidade de itens a serem adquiridos, você garantirá uma compra sob demanda, liberando os produtos mais rápidos e sem desperdício.
E o melhor, garante que não faltarão produtos, principalmente aqueles mais vendidos. Por isso, ao utilizar um sistema de gestão, você aproveita todas as vantagens citadas.
4. Monitore suas vendas
Ficar sem estoque é um dos grandes problemas que deve ser evitado a todo custo. Monitorar as vendas é essencial para garantir que o estoque disponível será suficiente. O controle das vendas e o do estoque devem andar de mãos dadas.
Analisando o histórico de vendas, sua empresa entenderá quais são as necessidades de compra, o período com maior demanda e quais são as projeções de crescimento do negócio.
5. Tenha uma boa ferramenta de controle de estoque
Você não precisa fazer todo esse trabalho de forma manual. Um sistema de controle de estoque — com todas as soluções necessárias para fazer a gestão do seu negócio — ajuda você a se concentrar no que realmente importa: vender ainda mais.
Com o sistema, você gera relatórios atualizados sobre a situação do estoque, reduzindo retrabalhos e riscos desnecessários.
E, não só isso: além de cadastrar os produtos e separá-los por categorias, você realiza vendas simples ou fiscais e faz a gestão financeira e emite NF e NFS-e. Conheça os planos da TagPlus e escolha aquele mais recomendado para sua empresa!
Planilha de controle de estoque vs sistema de gestão: qual escolher?
As planilhas de controle de estoque são muito utilizadas por pequenas e médias empresas, principalmente por ser um recurso de fácil acesso e de baixo custo, o que faz com que muitos empreendedores optem por ela.
No entanto, as planilhas não foram desenhadas para acompanhar processos gerenciais, como o controle de estoque. Por isso, elas limitam bastante o trabalho de gestão e levam seus colaboradores a tomarem decisões equivocadas. Algumas das desvantagens de optar por planilhas simples são as seguintes:
Informações dependem 100% de recurso humano
As informações das planilhas de controle de estoque são colocadas de forma manual e dependem completamente da disponibilidade e tempo de uma pessoa para fazer este trabalho. Por isso, erros de digitação, dados incorretos ou até a falta de registros estão susceptíveis a ocorrer.
Fórmulas padronizadas podem dar errado
Muitos empreendedores optam por baixar planilhas prontas, o que pode resultar em diversos problemas, como alterações erradas que acabam acarretando na perda de tempo.
Falta de clareza entre equipes
Um problema comum é a planilha ser copiada diversas vezes para que outras equipes tenham acesso. Com isso, as atualizações se perdem e uma área pode tomar uma decisão importante com base em um dado desatualizado.
Com o sistema de controle de estoque, a integração se torna mais fácil, já que ele é atualizado em tempo real!
Como a TagPlus ajuda a sua empresa a fazer a gestão de estoque?
A solução de controle de estoque da TagPlus é completa e conta com diferentes módulos que vão fazer a sua empresa aumentar a lucratividade e melhorar a gestão em todas as esferas. Veja alguns deles em detalhes!
Estoque
A gestão de estoque no sistema TagPlus é muito simples. Basta cadastrar todos os seus produtos e a quantidade de itens que o estoque é atualizado automaticamente, a cada venda. Assim, você consegue controlar, de maneira descomplicada e visual, quantas unidades ainda têm de cada produto e definir o momento exato de realizar a reposição.
Vendas
Com o sistema TagPlus, você consegue acompanhar todas as vendas realizadas no seu PDV. Basta cadastrar os produtos e separá-los por categorias. A cada nova venda, o sistema já lançará os dados financeiros e fará a integração com o estoque.
Financeiro
O sistema TagPlus permite que você emita boletos de diversos bancos, apenas indicando os dados da cobrança. Os dados das vendas são automatizados no seu fluxo de caixa, e você consegue ter um controle financeiro melhor, inclusive com mais facilidade na hora de abrir e fechar o caixa e de fazer a conciliação bancária.
Conte com a TagPlus para fazer o controle de estoque de forma eficiente!
O programa para controle de estoque da TagPlus oferece uma série de diferenciais para você realizar o controle de vendas de forma efetiva. Integrando-o aos demais setores da sua empresa, você afina a sua gestão, por meio de decisões baseadas em dados concretos, além de favorecer o crescimento sustentável do seu negócio. Confira nossos benefícios!
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